Este blog es una contribución de Corporación 3D Calidad.

Nuestro compromiso es mejorar los sistemas y resultados de las organizaciones apoyando a su desarrollo y crecimiento.

viernes, 2 de agosto de 2013

Gestionando los procesos institucionales

BPM y BPMN


Vamos a continuar reflexionando sobre BPM, como una herramienta básica para gestionar los procesos. Seguimos basándonos en el libro de "Introducción a BPM para Dummies" de Kiran Garimella, Michael Lees y Bruce Williams, cuya exposición,  me parece, es de lo más clara y didáctica.
Vamos ahora a ver ya nociones de lo que es la herramienta de BPM que es el "BPMN", es decir el "lenguaje" normalizado para BPM.

"El elemento catalizador viene con la tecnología basada en BPM y que tenemos en las diferentes BMPS (Suites BPM), y que incluye todo lo que se necesita a la hora de diseñar, representar, analizar y controlar los procesos de negocio operacionales, así:

·         El diseño y modelado de procesos posibilitan que, de forma fácil y rigurosa, se pueda definir procesos que abarcan cadenas de valor y coordinan los roles y comportamientos de todas las personas, sistemas y otros recursos necesarios.
·         La integración le permite incluir en los procesos de negocio cualquier sistema de información, sistema de control, fuente de datos o cualquier otra tecnología.
·         La arquitectura orientada a servicios (SOA) lo hace más rápido y fácil que nunca. No es necesario desprenderse de las inversiones ya realizadas; todo se puede reutilizar.
·         Los entornos de trabajo de aplicaciones compuestas le permiten construir e implementar aplicaciones basadas en web casi de forma instantánea, completamente funcionales y sin necesidad de código.
·         La ejecución convierte de forma directa los modelos en acción en el mundo real, coordinando los procesos en tiempo real.
·         La supervisión de la actividad de negocio (BAM, Business ActivityMonitoring) realiza el seguimiento del rendimiento de los procesos mientras suceden, controlando muchos indicadores, mostrando las métricas de los procesos y tendencias clave y prediciendo futuros comportamientos.
·         El control le permite responder a eventos en los procesos de acuerdo a las circunstancias, como cambio en las reglas, notificaciones, excepciones y transferencia de incidentes a un nivel superior.

BPMS es la suite de tecnologías BPM, lo que incluye todos los módulos funcionales, las capacidades técnicas y la infraestructura de apoyo, integradas en un único entorno que realiza todas las funciones de la tecnología. BPMS es el paquete completo, del cual existen actualmente varias opciones en el mercado."

miércoles, 24 de julio de 2013

Las 3 dimensiones esenciales en BPM

Siguiendo con los procesos y BPMN, vamos a ver las dimensiones esenciales tomado de BPM para Dummies (Brian Underdahl)

BPM tiene tres dimensiones esenciales:


• La dimensión de negocio. La de creación de valor tanto para los clientes como para los “stakeholders” (como empleados, accionistas, proveedores, gobierno, entre otros). BPM facilita directamente los fines y objetivos de negocio de la compañía: crecimiento sostenido de los ingresos brutos y mejora del rendimiento mínimo; aumento de la innovación; mejora de la productividad; incremento de la fidelidad y satisfacción del cliente y niveles elevados de eficiencia del personal. Incorpora más capacidad que nunca para alinear actividades operacionales con objetivos y estrategias.
Concentra los recursos y esfuerzos de la empresa en la creación de valor para el cliente. También permite una respuesta mucho más rápida al cambio, fomentando la agilidad necesaria para la adaptación continua.

• La dimensión de proceso. Los procesos operacionales transforman los recursos y materiales en productos o servicios para clientes y consumidores finales.  BPM incorpora las metodologías de Deming, Jurán, Crosby, y prácticas como Lean y Six Sigma y las acelera con sistemas de definición, medida, análisis y control. Mediante BPM los procesos producen menos errores y estos se detectan más rápido y se resuelven antes.
BPM no impone la efectividad a través de sistemas de control rígidos e improductivos centrados en dominios funcionales. En su lugar, BPM permite la respuesta y adaptación continuas a eventos y condiciones del mundo real y en tiempo real. Con BPM se puede visualizar de forma directa todos los elementos del diseño de los procesos como el modelo, flujo de trabajo, reglas, sistemas y participantes así́ como su rendimiento en tiempo real, incluyendo eventos y tendencias. BPM permite a las personas de negocios gestionar de forma directa la estructura y flujo de los procesos y realizar el seguimiento de los resultados así́ como de las causas. Además, cada plataforma BPM viene equipada con componentes tecnológicos que facilitan y aceleran el desarrollo sin código y la integración.

• La dimensión de la gestión. La gestión pone a las personas y a los sistemas en movimiento y empuja a los procesos a la acción en pos de los fines y objetivos del negocio. Para la gestión los procesos son las herramientas con las que se forja el éxito empresarial. Antes de BPM, construir y aplicar estas herramientas engendraba una mezcla poco manejable de automatización de clase empresarial, muchas herramientas de escritorio aisladas, métodos y técnicas manuales. Con BPM se puede unir todos los sistemas, métodos, herramientas y técnicas de desarrollo y  gestión de procesos en un sistema estructurado, completo, con la visibilidad y los controles necesarios para dirigirlo y afinarlo.

jueves, 31 de enero de 2013


Business Process Management (BPM) 

Los sistemas de gestión requieren normalmente una implementación bajo una estructura de procesos para facilitar su identificación (actividades) y su control.

El BPM, es una metodología que nos permitirá verdaderamente aprovechar la estructura de procesos.  

Debido a ello permítanme transcribir al teoría de algunos autores sobre esta metodología.

A continuación texto tomado de: Garimella Kiran y otros, Introducción a BPM para Dummies

"Es un conjunto de métodos, herramientas y tecnologías utilizados para diseñar, representar, analizar y controlar procesos de negocio operacionales. BPM es un enfoque centrado en los procesos para mejorar el rendimiento que combina las tecnologías de la información con metodologías de proceso y gobierno. BPM es una colaboración entre personas de negocio y tecnólogos para fomentar procesos de negocio efectivos, ágiles y transparentes.

BPM abarca personas, sistemas, funciones, negocios, clientes, proveedores y socios.


BPM combina métodos ya probados y establecidos de gestión de procesos con una nueva clase de herramientas de software empresarial. Ha posibilitado adelantos muy importantes en cuanto a la velocidad y agilidad con que las organizaciones mejoran el rendimiento de negocio.

Con BPM:


Los directores de negocio pueden, de forma más directa, medir, controlar y responder a todos los aspectos y elementos de sus procesos operacionales.

Los directores de tecnologías de la información pueden aplicar sus habilidades y recursos de forma más directa en las operaciones de negocio.
La dirección y los empleados de la organización pueden alinear mejor sus esfuerzos y mejorar la productividad y el rendimiento personal.
La empresa, como un todo, puede responder de forma más rápida a cambios y desafíos a la hora de cumplir sus fines y objetivos."



domingo, 9 de septiembre de 2012


"Parámetros que definen un proceso

1. Agentes del Proceso

Los agentes que intervienen directamente en el proceso o que tienen interés en el resultado del mismo, son los siguientes:
1.1. Clientes
Son los destinatarios del resultado del proceso o “output”. Los clientes podrán ser: internos, si pertenecen a la propia organización y externos, si son ajenos a la misma. El proceso deberá estar orientado a satisfacer los requerimientos de los clientes con respecto al output que se les entrega.

En una Administración Pública los clientes externos son todos los ciudadanos, tanto los que acuden a la misma en demanda de un determinado servicio, como los destinatarios de los mismos, o en su caso otros agentes interesados.

Los clientes internos son los agentes o personas de la administración, ya sean funcionarios o laborales destinatarios del output de alguno de los procesos de la organización.

1.2. Proveedores
Son las funciones de la organización o personas que aportan input al proceso. Al igual que los clientes, podrán ser proveedores internos o externos.

1.3. Responsable o propietario del proceso
Es la persona responsable del proceso y que, por lo tanto, se encarga de controlar el buen funcionamiento del mismo, realizando un seguimiento de los indicadores que conforman el sistema de control y verificando que se alcanzan los resultados objetivo (en términos de eficacia, eficiencia, calidad,...) y procurando la
mejora continua del proceso, para lo cual llevará a cabo las modificaciones necesarias.

1.4. Otros agentes implicados
Todos aquellos agentes, a excepción de los clientes, proveedores y los propietarios del proceso, que tienen un interés económico o de otra índole en las actividades y en el rendimiento de los procesos de la organización, y que, por tanto, se ven afectados por los resultados de los mismos."

Tomado de "Trabajando con procesos" de la Junta de Castilla y León /Alfonso Fernández Mañueco

Si bien los conceptos son dado para un organismo seccional (público), los mismos pueden ser aplicados a cualquier organización de servicios y con un pequeño ajuste en la terminología en cualquier tipo de organización.

Hasta la próxima

Diego

jueves, 24 de mayo de 2012

Visión Sistémica Integral por Procesos


En la actualidad, es importante trabajar en equipo, tener objetivos claros, el compartir los mismos para lograr sinergia con el grupo de trabajo para ahorrar recursos y esfuerzos. 

Exactamente de la misma forma han ido evolucionando los conceptos y los sistemas. Se habla en la actualidad de sistemas integrados de gestión, pudiendo ser parte de los mismos el de Calidad, el Ambiental, el de Seguridad y van aumentando a la lista integrada sistemas como el de Responsabilidad Social.  El concepto sigue siendo el mismo, ahorro, optimización de recursos.

Para una gestión por procesos, también se habla de una visión sistémica, integral, que se enfoca en sinergizar los conceptos de “sistema”, “gestión” y “procesos”. Veamos los conceptos:

Que se entiende por sistema: una integración de partes, las mismas que funcionan para alcanzar un objetivo común.

Gestión en cambio son las actividades que involucran a la proactividad de la gente, el que se actúe más allá de justificaciones como el “no me ha llegado”, “no es mi culpa”, “yo ya hice lo que debía” o el muy común de “no es mi trabajo”. Gestión es lograr que las “cosas se den”. Y si para ello debo yo cargar el bulto, lo hago. En definitiva nunca deberá faltar de mi parte.

Procesos, con su ya conocido concepto, el de ser una serie de actividades que a entradas agregan valor y generan salidas.

Esta integración sistema-gestión-procesos, ayuda a la integración del personal, la productividad y la consecución de objetivos de una manera más fácil. Implica además la posibilidad de una reacción rápida ante el cambio.

Es interesante en las organizaciones que implementan una estructura de procesos, ver a personal de jefaturas, enterándose en ese instante de cómo se realiza tal o cual actividad, lo que a su vez influye en la comprensión de los problemas que se causa internamente, en el momento que un proceso no entrega su producto con la calidad requerida por el siguiente.  Este es uno de los muchos beneficios que tiene el enfoque a procesos.

En blogs siguientes iremos definiendo los pasos para implementar un sistema por procesos.

lunes, 26 de marzo de 2012

Trabajo en procesos y en grupo para alcanzar resultados efectivos

video

Las empresas que están estructuradas por procesos, tienen una mayor factibilidad de lograr sus productos con efectividad y calidad.  La calidad la hace la gente y se trabaja mejor en grupo. Vea el siguiente vídeo bajado de youtube: "One Day" Kindless Boomerang: http://www.youtube.com/watch?v=nwAYpLVyeFU

martes, 20 de marzo de 2012

Características comunes en procesos

1. Definidos, esto es deben identificarse los procesos y caracterizarlos. Estos deben tener la mínima documentación que apoye su control para el funcionamiento óptimo.
2. Repetibles, para ello los participantes en los procesos, deben comprenderlo,  gestionarlo, comunicarlo y seguir las actividades planteadas.
3. Predecibles, los procesos debe mantener una estabilidad que permita alcanzar los resultados planificados